根据《2024年中国外贸单证质量白皮书》、《2024年上市公司单证审计报告》，每年会有35%的中小企业、12%的中大型企业会因为单证错误问题，造成企业损失，其中，HS编码归类错误占比42%，原产地申报不规范占比27%，信用证交单时间逾期占比19%。造成经济成本损失只是一部分，更大的损失是客户信任度下降、海关信用评级降级、融资成本增加等一系列隐形成本损失。

01 单证管理之痛：外贸人的“生死时速”

• 单证种类繁杂

信用证、报关单、原产地证等20+单证，手工制作易漏项

• 数据孤岛严重

业务、采购、物流数据割裂，跨部门核对效率低（某食品企业曾因数据不同步导致整柜货物被退运）

• 合规风险高企

RCEP原产地规则、AEO认证等新规频出，人工审核难追踪

02 汇信外贸ERP软件单证中枢：让外贸单证“自驱动”

• 全链路数据穿透

从客户询盘→采购订单→生产排期→报关出运，所有数据自动关联生成智能匹配PO、PI、PL等单据模板

一键生成商检/报关/结汇单证（某大宗贸易企业实现单证制作时间缩短65%）

• 风险预警雷达

自动校验单证合规性（如HS编码冲突、信用证条款）

实时追踪交单时效（某汽配企业信用证交单及时率从72%提升至98% ）

• 移动端协同作战

业务员手机上传客户PO→自动触发生产计划

报关员扫码调取集装箱数据（箱号、封志号自动关联报关单）

03 真实案例：重庆宗申机车工业制造有限公司的数字化突围战

目前宗申机车下设两轮车、特种车、零部件、技术研发中心等多个功能单位，资产逾11.8亿元，拥有员工3000余人，具备年产燃油摩托车、电动摩托车和三轮摩托车400万辆、关重零部件700万件的生产能力。

• 接入汇信外贸ERP软件之前

>> 基础信息录入、单位制式混淆等单证内容错误类问题

>> 单证流转延误、单证易遗失等流程管控类问题

>> 信用证条款冲突、原产地规则不符等合规性风险

>> 报关系统与ERP数据不同步等系统对接不顺畅类问题

• 接入汇信外贸ERP软件后：

>> 实现客户管理与单证关联：支持客户编码、等级划分、信用额度管理等功能，确保客户信息的完整性和唯一性。客户信息可直接调用于后续单证制作，避免重复录入。客户有单独的单证用地址管理，方便在单证制作环节调用。

>> 实现商品管理与单证关联：支持产品分类、编码设置、图片管理、安全库存预警等功能。商品信息可直接调用于单证制作，确保单证内容的准确性和一致性。

>> 实现备货单管理：备货单可关联客户和合同，支持一个合同对应多个备货单，或多个合同对应一个备货单。围绕客户展开发货统计，支持收货人与客户分开管理。调取合同后，系统自动计算剩余数量，直至全部调取完毕。

>> 实现单证制作功能：可以根据备货单或合同进行单证制作，支持一个备货单分开出货或多个备货单合并出货，同样支持一个合同分开出货或多个合同合并出货。自由选择运输方式，条款维护与格式自动生成。支持实际成本及利润核算，核算完毕后自动生成应收款项。系统支持自动生成结汇、清关、报关、商检等所需的所有单据。

>> 单证管理优势：通过系统自动调取数据，避免重复录入，确保单证数据的一致性和准确性。一次录入支持同时打印多种单据，减少制单时间。支持个性化修改和不同国家规定的统一格式票据的自动缮制。通过客户信用额度管理、欠款分析等功能，降低单证环节的财务风险。

>> 提升海关AEO高级认证通过概率：应用汇信单证系统有利于企业进行海关AEO高级认证通过。

>> 其他相关功能：支持各类合同、单证到期及逾期预警等。通过客户信用等级管理、订单进度跟踪、财务风险管控等功能，确保单证环节的风险可控。

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